Posteado por: editoresla | 11/10/2011

Office 365: productividad y comunicación en la nube

Jorge P. Díaz Guzmán

Office 365 finalmente está entre nosotros, operativo y ofreciendo al usuario final la conocida suite de oficina y comunicación en todas partes. ¿Qué pasa con la productividad? ¿Cuáles son los beneficios para el usuario final y cómo impacta en el profesional TI? son algunos de los temas abordados con Jorge Patricio Díaz Guzmán, chileno, especialista en herramientas de comunicaciones y colaborativas, y por supuesto en Office 365. Actualmente trabaja en Componente IT Solutions en su país, a cargo de Microsoft Technologies, y fue nominado Microsoft Most Valuable Professional en Exchange en el año 2005. Compartimos su visión con nuestros lectores.

  • ¿Cuál consideras que es el mayor aporte de Office 365 en relación al usuario final?

El usuario final tiene una plataforma casi igual que en un sistema on-premise, sin notar mayores diferencias. En el caso de Exchange Online, la casilla del usuario es mayor de lo que se podría proveer en un sistema de Exchange On-premise sin mayores costos a la Organización.

El uso de Lync Online ayuda a mejorar la fluidez y eficiencia de comunicaciones entre los miembros de la Organización, así como a sus partners ya que permite la Federación y acceso a contactos de Windows Live.

La principal ventaja es la movilidad, el usuario final va a poder usar todos los servicios, en cualquier lugar como si estuviese en su puesto de trabajo, sin necesidad de repetir contraseñas o usar aplicaciones extras a las que ya está acostumbrado, como el Microsoft Office

  • ¿Cómo impacta en el trabajo cotidiano del profesional TI, en términos de su administración?

La administración de Office 365 no causa un gran impacto al administrador de TI. Normalmente este administrador ya posee conocimiento en administración normal de Exchange por Powershell, lo que no le traería mayores dificultades.

Incluso si hay convivencia de directorios, este administrador ya conoce Active Directory y sus prestaciones como el ADFS (Active Directory Federation Services) por lo que no se requiere capacitación adicional debido a que este administrador ya posee los conocimientos.

El impacto es menor ya que al final, bajo una sola herramienta, que es el portal de administración de Office 365, va a administrar de una sola vez, el Exchange, Lync, Sharepoint y la identidad.

  • Indudablemente el tema ubicuidad es clave aquí y por lo tanto la seguridad se transforma en una preocupación ¿Cómo lo resuelve el administrador?, ¿Cómo deben diseñarse las políticas de seguridad y privacidad en relación al uso de Office 365?

La seguridad de la información es algo que siempre será una preocupación de las Organizaciones, por lo que este debe ser un tema que todos sus miembros deben tener presente.

Office 365 posee reglas de seguridad nativas, pero la participación del usuario es fundamental. En el caso de los usuarios móviles se debe tener la preocupación de siempre tener las sesiones bloqueadas por passwords en sus notebooks. En el caso de dispositivos móviles que son tan usados hoy en día, Office 365 posee políticas de seguridad que el administrador puede generar y editar.

Lo principal, también, es configurar adecuadamente el FOPE (Forefront Online Protection for Exchange) lo que permite que se puedan generar reglas de transporte seguras para un grupo de usuarios, evitando el envío accidental de información para remitentes externos.

El gran consejo antes de comenzar el uso de Office 365 es leer la documentación y planificar, planificar y planificar. La planificación es parte importante de la migración y uso.

  • Y… ¿Qué piensas acerca del aporte que realiza Office 365 en términos de productividad?

Gracias a la movilidad, la comunicación se hace rápida, eficiente y efectiva respecto a su Organización. El aprovisionamiento de nuevos usuarios es rápido y sencillo, ya que el usuario final recibe todas las instrucciones en la página. Con el ADFS el usuario puede ingresar tanto a los servicios de Office 365 como a las aplicaciones de línea de negocios de la Organización, lo que transforma toda esta infraestructura en una herramienta poderosa para la productividad.

  • ¿Y en referencia a la comunicación y el trabajo colaborativo?

Lync 2010 Online y Sharepoint 2010 Online son por excelencia, poderosas herramientas colaborativas. Por estar en la nube, la accesibilidad a esa comunicación y colaboración es inmediata y sencilla, sin requerir de gastos en infraestructura.

Junto con Outlook Web Applications y Office Web Applications, la colaboración y comunicación son tan naturales que el usuario final difícilmente acepta otra herramienta, ya que la curva de aprendizaje en Office 365 es bajísima porque utiliza herramientas que el usuario ya conoce en su día a día.

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